原系統QuickBooks Desktop Enterprise
導入模式分階段精簡導入
核心範圍AR／AP・多幣別・報表
專案背景
系統需要更新，帳務不能停下來
一家具有跨境交易需求的台灣企業，原先使用 QuickBooks Desktop 企業版本管理帳務。隨著授權及維護成本增加，加上舊有資料架構日益複雜，公司希望改用 QuickBooks Online，提升遠端作業彈性並降低系統負擔。
面臨的問題
舊資料結構，拖慢了轉換腳步
舊系統曾將單據資料混入客戶主檔階層。短期雖方便追蹤，長期卻造成主檔持續膨脹，也增加查詢、維護與系統轉換的困難。
01
主檔結構複雜
不能把舊資料全部原樣複製到新系統。
02
日常交易持續發生
若等待歷史資料全數整理完成，上線只會一再延後。
解決方案
用四個階段，讓新流程先運作
導入不是把舊系統整包搬走，而是重新判斷資料與流程的價值。
- 01
重整架構
重新規劃客戶、供應商、交易與會計科目。
- 02
建立流程
建立 Invoice、Bill、收付款與多幣別核心流程。
- 03
切換上線
從指定日期起，讓所有新交易直接進入 QBO。
- 04
分批承接
依用途承接未結 AR／AP、期初餘額與必要歷史資料。
歷史資料怎麼處理？
依實際用途評估逐筆承接、期初餘額或彙總分錄，避免不完整或不合理的舊資料影響新系統。
導入內容
把日常作業需要的
核心能力先準備好
- QBO 基本設定與使用者環境
- AP／AR 日常作業流程
- 多幣別交易設定
- Customer Credit、Supplier Credit 與 Refund
- 預付款、銀行手續費及帳款沖銷
- 未收款、未付款與帳齡報表追蹤
- 舊有未結交易及期初餘額承接規劃
階段性成果
縮短啟用時間，也降低轉換對日常作業的影響
客戶已能逐步將新交易轉至 QBO，並以更清楚的資料結構管理應收、應付及多幣別交易。透過「先上線、再承接歷史資料」，轉換不再是一場必須一次完成的大工程。
更快讓新系統開始運作
更清楚重整交易與主檔架構
更務實按需求承接歷史資料